Szukasz sposobu, żeby założyć spółkę z o.o. szybko i wygodnie, nawet bez wychodzenia z domu? System S24 to dokładnie takie rozwiązanie – rejestracja online, bez wizyty u notariusza, z niższymi opłatami. Brzmi prosto, ale w praktyce wielu gubi się już na pierwszym ekranie: gdzie się zalogować, jakim podpisem się posłużyć i co zrobić, gdy system wyrzuci błąd.
W tym artykule pokażemy Ci, jak krok po kroku przejść przez cały proces, od założenia konta w systemie, przez wypełnienie umowy spółki, aż po wpis do KRS. Powiemy też uczciwie, ile to naprawdę trwa i kiedy S24 może okazać się złym pomysłem.
Czym właściwie jest system S24?
S24 to elektroniczny system Ministerstwa Sprawiedliwości (link), w którym zakładasz spółkę (najczęściej z o.o., ale też np. komandytową) całkowicie online. Zamiast jechać do notariusza i podpisywać akt notarialny, wypełniasz gotowy wzór umowy spółki na stronie systemu i podpisujesz go elektronicznie.
Największe plusy S24:
- szybciej, bez umawiania wizyty u notariusza,
- taniej, niższa opłata sądowa niż przy rejestracji tradycyjnej i brak taksy notarialnej,
- wygodniej, wszystko załatwiasz z laptopa, nawet siedząc w domu.
Jest jednak jedno „ale”: korzystasz z gotowego wzoru umowy. Jeśli potrzebujesz niestandardowych zapisów (np. szczególnych zasad wypłaty zysku wspólnikom czy ograniczeń w zbywaniu udziałów), S24 może nie wystarczyć, wtedy lepszym wyborem jest umowa u notariusza. Więcej o różnicach między obiema drogami piszemy w naszym przewodniku „Jak założyć spółkę w Polsce? Kompletny przewodnik krok po kroku.”
Co jest potrzebne, żeby zacząć?
Zanim zalogujesz się do systemu, przygotuj:
- profil zaufany albo podpis kwalifikowany, to nimi podpiszesz dokumenty. Profil zaufany założysz bezpłatnie przez bankowość elektroniczną, więc to opcja, z której korzysta większość osób zakładających pierwszą spółkę,
- dane wszystkich wspólników: imiona, nazwiska, adresy, numery PESEL (lub inne dane identyfikacyjne, jeśli wspólnik jest firmą),
- pomysł na nazwę spółki i przedmiot działalności, warto mieć przygotowane kody PKD, czyli kody określające rodzaj działalności, jaką będzie prowadzić spółka,
- informację o wysokości kapitału zakładowego i podziale udziałów: minimum to 5000 zł, podzielone na udziały o wartości minimum 50 zł każdy,
- środki na opłaty: opłata sądowa za wpis do KRS oraz opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Rejestracja spółki przez S24 krok po kroku
Krok 1: Logowanie do systemu. Wchodzisz na stronę Portalu Rejestrów Sądowych i logujesz się profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Zakładasz konto, jeśli robisz to pierwszy raz.
Krok 2: Zakładasz profil spółki w S24, na którym będziesz później pracował. W tym profilu będziesz mógł robić zmiany w spółce również po jej założeniu. Uważaj teraz na nazwę spółki, błąd w nazwie będzie mieć wpływ na całą umowę i wniosek a jego korekta będzie wymagać zmiany umowy spółki i kolejnego wniosku w S24 albo wizyty u notariusza i wysyłki wniosku w PRS. Warto na tym etapie sprawdzić, czy jakieś inne spółki nie mają takiej nazwy. Stosowanie takiej samej nazwy może spowodować odrzucenie wniosku lub później spór z osobami mającymi prawa do tej nazwy lub korzystającymi z niej wcześniej.
Krok 3: Wypełnienie formularza umowy spółki. System poprowadzi Cię przez gotowy formularz, uzupełniasz dane spółki, wspólników, wysokość kapitału i podział udziałów.
To właśnie tutaj najczęściej pojawiają się pierwsze wątpliwości: jak podzielić udziały, jakie kody PKD wybrać, czy spółka może je mieć? Czy musi mieć jakieś uprawnienia, lub mogą one mieć jakieś dalsze skutki np. telefony z urzędu z pytaniami czym się zajmuję spółka, jak określić prawo np. wspólników do zbywania udziałów, czy ustanowić w spółce radę nadzorczą? Czy wymagać uchwał wspólników dla zobowiązań przekraczających dwukrotność kapitału? Te i wiele innych pytań może pojawić się na etapie dość prostego wzorca umowy z S24. Jeśli nie masz pewności, to dobry moment, żeby skonsultować się z prawnikiem i księgowym, błędy na tym etapie później trudniej poprawić.
Krok 4: Podpisanie umowy. Wszyscy wspólnicy podpisują umowę elektronicznie, profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Jeśli wspólnik jest za granicą albo nie ma polskiego numeru PESEL, może pojawić się dodatkowa komplikacja, warto to sprawdzić zawczasu, żeby nie utknąć na tym etapie.
Krok 5. Po podpisaniu umowy nie zapomnij o przygotowaniu załączników do wniosku i ich podpisaniu. NIe wszystkie załączniki generują się na wzorcach dokumentów niektóre musisz przygotować sam i wgrać. Tu też nie zapomnij o ich podpisaniu.
Krok: 6: Przygotowanie wniosku do KRS, tu też się pojawią kolejne pytania np. o przeważający kod PKD, jeśli miałeś więcej kodów niż 10 w umowie spółki musisz zdecydować, które wykazać w KRS. Do tego dochodzą kolejne załączniki do wniosku jak np. o adres do e- doręczeń. Pamiętaj, aby nie pominąć załącznika.
Krok 7: Opłacenie wniosku. Po przygotowaniu wniosku, należy go opłacić (opłata sądowa i opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym) dokonujesz od razu w systemie, najczęściej przelewem elektronicznym. Bez tego wniosek nie trafi do sądu.
Krok 8: Złożenie wniosku o wpis do KRS. Po opłaceniu wniosek trafia automatycznie do właściwego sądu rejestrowego. Od tego momentu zaczyna się oczekiwanie na wpis.
Krok 9: Wpis do KRS i co dalej. Gdy sąd zarejestruje spółkę, otrzymujesz numer KRS, a spółka automatycznie dostaje też numery REGON i NIP w ramach procedury tzw. jednego okienka. Uwaga na nietypowe adres lub miejscowości, gdzie są ulice plus stara numeracja bez ulic, nadanie tych numerów może się wydłużyć a nawet może być konieczny kontakt z urzędnikami, aby wytłumaczyć specyfikę adresów w celu uzyskania tych pozostałych numerów. To jednak nie koniec formalności, w ciągu 14 dni musisz zgłosić spółkę do CRBR, a jeśli planujesz być płatnikiem VAT, złożyć formularz VAT-R.
Pamiętaj jeszcze o złożeniu PCC-3 w ciągu 14 dni od umowy spółki, bo skoro nie byłeś u notariusza, to spółka teraz sama musi ten podatek uregulować i złożyć odpowiednią deklaracje. Nie zapomnij też o złożeniu NIP-8 w terminie.
Ile naprawdę trwa rejestracja przez S24?
To pytanie, które pada w naszym biurze najczęściej. W internecie krąży hasło „rejestracja w 24 godziny” i rzeczywiście, przy prostym, bezbłędnym wniosku sąd potrafi wydać postanowienie naprawdę szybko. Nawet tego samego dnia możesz mieć spółkę.
W praktyce jednak realny czas to zwykle kilka dni do dwóch tygodni, w zależności od obłożenia konkretnego sądu rejestrowego i tego, czy wniosek jest kompletny za pierwszym razem. Jeśli sąd znajdzie błąd formalny (np. niespójne dane, brakujący załącznik), wysyła wezwanie do uzupełnienia, a to wydłuża cały proces nawet o kilka tygodni.
Wniosek praktyczny: zamiast liczyć na błyskawiczne 24 godziny, zaplanuj rejestrację z zapasem czasowym, zwłaszcza jeśli od wpisu do KRS zależy podpisanie ważnego kontraktu albo otwarcie konta bankowego. Potrzebujesz wsparcia przy rejestracji lub zmianach w KRS? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przejść przez cały proces krok po kroku Skontaktuj się z nami
Najczęstsze błędy przy rejestracji przez S24.
- Brak profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego u któregoś ze wspólników, warto to sprawdzić przed rozpoczęciem procesu, a nie w trakcie wypełniania formularza.
- Źle dobrany kod PKD jako przeważający, wpływa to później m.in. na klasyfikację działalności i niektóre obowiązki sprawozdawcze.
- Nieprzemyślany podział udziałów, zwłaszcza przy spółkach z kilkoma wspólnikami, gdzie podział 50/50 bywa źródłem późniejszych sporów.
- Zbyt sztywne trzymanie się wzoru S24, gdy sytuacja wymaga indywidualnych zapisów np. szczególnych zasad wypłaty zysku. W takich przypadkach lepiej rozważyć umowę u notariusza. Czasem zależy na czasie, ale z drugiej strony system S24, nie spełnia wymogów wspólników, co do treści umowy spółki, wtedy zachęcamy założyć spółkę w S24, aby móc już działać i bezzwłocznie udać się do notariusza, aby dostosować umowę spółki do potrzeb wspólników. Uwaga! taka zmiana poza systemem S24 spowoduje, że wniosek zmianowy trzeba będzie wysłać przez PRS (Portal Rejestrów Sądowych), a spółka już nie będzie mogła korzystać z S24 w zakresie dalszych zmian.
- Zapomnienie o zgłoszeniu do CRBR po rejestracji, to osobny obowiązek, o którym system S24 nie przypomina, a kara za brak zgłoszenia jest realna i dotkliwa.
- Brak konsultacji z księgowym przed złożeniem wniosku, decyzje podjęte na etapie umowy (np. forma opodatkowania, sposób wypłaty zysku) mają wpływ na spółkę jeszcze długo po rejestracji.
Jak pomagamy klientom na etapie rejestracji przez S24.
Obsługując spółki na etapie zakładania, najczęściej widzimy, że sam formularz S24 nie jest problemem, wypełnienie go zajmuje dosłownie chwilę. Problemem są decyzje, które trzeba podjąć zanim się go wypełni: jaki podział udziałów, jaka forma opodatkowania, czy wzór S24 w ogóle wystarczy w Twojej sytuacji.
Dlatego zanim klient usiądzie do systemu, rozmawiamy o jego planach na najbliższe lata, czy planuje wejście inwestora, czy będzie reinwestował zyski, czy zależy mu na szybkim starcie działalności. Na tej podstawie podpowiadamy, czy S24 to dobry wybór, jak ułożyć podział udziałów i na co zwrócić uwagę przy wyborze kodów PKD. To pozwala uniknąć poprawek już po wpisie do KRS, które zawsze kosztują więcej czasu i nerwów niż dobre przygotowanie na starcie.
Pomożemy również z przygotowaniem załączników do wniosku i złożeniem wymaganych formularzy po rejestracji, aby uniknąć zamieszania stresu i kar.
FAQ – najczęstsze pytania o rejestrację przez S24.
- Czy rejestracja spółki przez S24 naprawdę trwa 24 godziny?
Czasem tak, przy prostym i bezbłędnym wniosku. W praktyce warto jednak liczyć się z terminem od kilku dni do dwóch tygodni, zależnie od obłożenia sądu rejestrowego.
- Czy przez S24 mogę założyć każdy rodzaj spółki?
Nie – system obsługuje najpopularniejsze formy, przede wszystkim spółkę z o.o., a także np. spółkę komandytową i jawną. Spółki akcyjnej przez S24 nie założysz.
- Czy S24 jest tańsze niż rejestracja u notariusza?
Tak – opłata sądowa jest niższa, a dodatkowo nie płacisz taksy notarialnej. To jeden z głównych powodów, dla których przedsiębiorcy wybierają tę drogę.
- Czy mogę zmienić umowę spółki zawartą przez S24 później?
Tak – umowę można zmienić, ale zmiana zwykle wymaga już wizyty u notariusza lub w niektórych przypadkach, ponownie systemu S24, w zależności od zakresu zmian.
- Co się stanie, jeśli popełnię błąd we wniosku?
Sąd wzywa do uzupełnienia lub poprawienia wniosku, co wydłuża czas oczekiwania na wpis nawet o kilka tygodni. Dlatego warto dokładnie sprawdzić dane przed wysłaniem albo skonsultować wniosek z księgowym.
- Czy wszyscy wspólnicy muszą mieć profil zaufany?
Tak – każdy wspólnik podpisujący umowę elektronicznie musi mieć profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Brak tego dokumentu u jednego ze wspólników zatrzymuje cały proces.
- Czy po rejestracji przez S24 muszę jeszcze coś zgłaszać?
Tak – w ciągu 14 dni zgłoszenie do CRBR, a jeśli planujesz być płatnikiem VAT, formularz VAT-R. Warto też pamiętać o zgłoszeniu spółki jako płatnika składek w ZUS, jeśli zatrudniasz pracowników.
Podsumowanie:
System S24 to szybki i tańszy sposób na założenie spółki z o.o., ale „szybki” nie znaczy „bezmyślny”. Największe oszczędności czasu i pieniędzy dają nie same kliknięcia w formularzu, tylko dobre przygotowanie przed rozpoczęciem procesu: przemyślany podział udziałów, właściwe kody PKD i świadomość, czy sztywny wzór umowy w ogóle pasuje do Twojej sytuacji. Jeśli w grę wchodzą bardziej złożone kwestie jak forma opodatkowania, zasady wypłaty zysku, struktura wspólników, warto najpierw poznać pełny obraz procesu zakładania spółki. Więcej o tym piszemy w naszym przewodniku Jak założyć spółkę w Polsce? Kompletny przewodnik krok po kroku.
Chcesz założyć spółkę przez S24 bez niepotrzebnych błędów?
Pomożemy Ci przygotować wniosek, dobrać formę opodatkowania i przeprowadzimy Cię przez cały proces rejestracji, od pierwszego logowania do systemu aż po zgłoszenie do CRBR.
Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym i umów się na bezpłatną konsultację startową, przeanalizujemy Twoją sytuację i podpowiemy, jak bezpiecznie założyć spółkę krok po kroku.